「話をまとめる人」が実践する3つの習慣

仕事柄、色々な会合にでる機会が多いのですが、話がまとまらないケースが実に頻繁に発生します。同じ業界におり、同じ日本語をしゃべり、同じような関心事を持って集まっているにも関わらず、話は平行線。一向に話がまとまりそうにない。

そこで、議長やリーダーがしびれを切らして、自分と側近だけで決めると言い出す。それでは納得する人もいるはずもなく、会議で決まったはずのことも面従腹背。意識が合っていないので、上手くいくはずもないし、失敗すれば言いだしっぺの責任。いわゆる「梯子を外された」状態になってしまう。

一方で、彼に任せると「話がまとまる」という強者もいる。若くて経験も少ない割に、取り組むべきテーマが決まり、役割分担もしっかり決まる。すんなり、という訳ではないが、しっかり話し合った末に決まる。

業界のドンという言われるような人なら打てば響くように全員服従させることは可能かもしれない。こういった場合を除いて、新たな決めごとをする際には多少の軋轢は必要だ。少々の意見の相違はあるにせよ、話がまとまる時と決裂する時とではどのような違いがあるのでしょうか。

  • 責任を追及せず、原因を追究する
     誰々が悪い、○○省が悪い、などの批判に終始し相手と共感したとしても、協調する糸口は見つからない。話をまとめる人はどこがどのように問題なのか、という点を確認し合うようにしています。場合によっては、話し相手に原因があることがあるかもしれません。そのような場合、相手の責任を追及することなく、原因解消できるように話をまとめます。
  • 落とし所ではなく、ビジョンを共有する
     話がまとまらない人たちの会話を観察していると、相手の話も碌に聞く前から落としどころをお互いに探っている。ビジョンがなく、お互いの組織や立場の中間地点を探しあうだけだと、お互いに譲歩したような釈然としない結果になるだけでなく、本音で話していないため、話をまとめようという気がお互いに失せてしまいがちだ。
    相手の話に耳を傾ける必要があるのは、そのためだ。相手にとって何が良いのかを知るには、きちんと話を聞く必要があります。ビジョンというと、たいそうなもののように感じるかも知れませんが、共通の利害と言い換えても構いません。共通の利害でもっとも考えやすいのが、お互いに儲かる方法ということになります。
  • 文字通り話が「まとまっている」
     相手に何を期待し、どんなメリットがあるのかを絞った話ができるというのも、重要なことです。「何となく」はじまった集まりであっても、何かを決めていく際には論点を絞った話し方を心掛ける必要があります。さらに上記のビジョンや原因をきちんと相手に伝えるには、話がまとまっていなくてはいけません。ポイントを意識しないと、どうしても話がぼやけてしまいがちです。PREP法などを活用して、まとまった話を心掛けましょう。

Written by Shingo Tsuda on 2012-11-16