会・議・決・行! ~会議のチェックリスト~

 池井戸潤氏の七つの会議(ななつのかいぎ)がドラマ化された。ハゲタカのヒット以来、ビジネスの現場をテーマにしたドラマは増えて来ているが、”会議”という単語がタイトルになるまで来たことに驚いた。内容的には暗い閉塞感のあるもので好みは分かれるだろうが、タイトル通り様々な会議の場を俯瞰するという観点では興味深かった。部内会議、御前会議、監査対応、・・・、そして、屋上にパイプ椅子を並べての会議ではない会議、改めて拾い上げて見るのも面白いだろう。
 一般的に企業における会議は、退屈で眠気を誘うものとして取り上げられ、およそドラマティックなものは感じられない。しかし、実際には会議の場に至るまでの過程には生々しいドラマが隠れている。思った以上に企業の中にはドラマがある。けっして合理的なだけの世界では無い。論理が絡まり感情が交錯する会議の場をもう少し工夫で切れば、企業のパフォーマンスは大きく変わるだろう。
 という訳で、やや今更な感はあるが、今回は会議のコツをお伝えする。もちろん会議には様々なものがある。それこそ七つ以上の種類があり、万能という訳ではないが、いわゆるビジネスシーンにおいては適用しやすいものとして取りあげた。何よりシンプルで覚えやすく意識しやすいのが良いと思っている。
 そのコツというのはタイトルにあるように会・議・決・行だ。
出典は定かでは無いのだが、元にしたのは「会して議せず、議して決せず、決して行せず」だ。いわゆる会議の悪癖である。これらを予防するためのチェックリストとして「会→議→決→行」の順で活用して欲しい。
会議決行.png
 先ず「会う」というステップだが、これが想像以上に出来ていない。せっかく時間を取って顔を突き合わせるのだから、きちんと会わなければ始まらない。単純な話、ストレートな挨拶を一つ入れれば良い。流れで始まるのでは良い場にはならない。普段から顔を突き合わせている同僚と今更挨拶なんて~と思うかもしれない。初対面のお客さんとの場で、いきなりそんなにフランクになれない!と思うかもしれないが、
 「では、時間になりましたので始めましょうか、今日の議題は・・・」とスーッと入って行くのではなく。
 「では、時間になりましたので始めましょう!、おはようございます!(おはようございます!)今日の議題は、」と参加者全体での発生を促すプロセスを入れるだけで場が変わり、議論の始動が変わる。基本中の基本として是非徹底して欲しい。
 次に「議論する」だが、この部分は目的に応じて進め方は変わって来る。ただ押えておきたいのは、議論の”論”、論じるポイントを参加者で共有して進める事。何に付いて話すのかが曖昧なままでは、やはり成果は期待できない。それこそ決める事は出来ない。論点を共有した上で、「聴く、伝える、そして、問いかける。」という双方向の働きかけがあれば、自ずと議論は活性化する。
 そして「決める」だが、意思決定の方法に関してはいろいろなやり方がある。ここで押えておきたいのはこうした方法論では無く、もっと本質的な所だ。当り前と思われるかもしれないが、「決定事項は明確か?」という事である。例えば、「今日の会議では今後の進め方を決めます!」という場があった場合をちょっと考えて欲しい。
 「何が決まれば進め方が決まった事になるか?」、「何を決めれば明日から行動できるか?」という事に答えるには、どの位補足が必要だろうか?次の一手を決める事を目的にしているのに、次の方針しか決まらないという場面が多々ある。それは、議論の進め方にも原因があるかもしれないが、実は、そもそもどのレベルまで具体的に決めるかを描けてない場合が多い。「方針に留めずに決定事項まで落し込むにはどうしたら良いか?」、「誰が何をどうするかが明確に描けて共有・合意されているか?」改めて決定事項の表現を見直してみると抜けている部分が見えて来るだろう。
 最後に「行動につなげる・行動を約束する」だが、「きちんと会して、しっかり議論して、決め方に納得する」事が、行動につなげる上で一番大事な事だ。しかし、これらのステップをきっちり踏んでいても、いざやろうとすると腰が重くなる、二の足を踏んでしまうのは良くある事だ。だからこそ、このステップでは、行動の阻害要因が無いか検討し、プラス面を強くするのと同様なマイナス面を減らす配慮・工夫を検討する必要がある。その上で、実行をより確かなものにするために、マイルストンを決め、フォロー計画を立てる。ここまでやっておけば、仮に初動が遅れたとしても、キャッチアップさせる事ができるし、より良い実行につなげるための振返りにも繋がる。
 【会議のチェックリスト】
◆ 会う
|  これから話し合うための状態を作れているか?
|  そのための気遣い・働きかけをしているか?(挨拶、笑顔、目的共有)
◆ 議論する
|  議論するポイントは共有できているか?
|  聴く姿勢は出来ているか?
|  伝える工夫がされているか?
|  質問が工夫されているか?(確認、深堀、発想転換)
|  会って話すだけの拡がりがあるか?
|  (報告だけの場の時は効率的に出来ているか?)
◆ 決める
|  決定事項は明確か?具体的に描けているか?
|  行につながる決定がなされているか?
◆ 行動につなげる
|  行動を促すための配慮・工夫(促進、阻害要因排除)がなされているか?
|  マイルストン、フォローが明確か?
◆ 成果を得る
   行動の成果を摘み取り、果実と美酒を味わう!
アルコール,グラス,チーズ,ドリンク,ビン,ブドウ,フルーツ,ワイナリー,ワイン,ワイングラス,ワインボトル,乳製品,写真,房,果物,樽,赤ワイン,酒,食べ物,食事,食品,飲み物
Written by Tatsuya Yamada on 2013-08-06

ビジュアルシンキング Visual Thinking ~ファシリテーション・グラフィックのHow to~

 前回は考え方としてのVisual Thinkingを紹介した。ポイントは「描きながら考える、発言を描きながら議論する」という進め方にある。今回は具体的なHow toを伝えていく。How toに関してはいろいろと応用範囲が広いのでVisual Thinkingだけのものというより、いわゆるファシリテーション・グラフィックのHow toの1つとしてとらえると良いだろう。
 ちなみにこの辺りの手法の名前は造語も多いので自分なりの解釈を持って理解しておくことをお勧めする。以下は私の解釈だ。
 ◆板書
   議論された事を記録する。事実や結論を重視する
 ◆Visual Thinking
   考えるために描く、議論するために描く、議論の活性化を重視する
   思考・議論の過程を見える化する
 ◆ファシリテーション・グラフィック
   記録だけでなく会議の進行やプロセスにも関与する
   上記の2つも含む広い概念
 図に示すと以下の様になる。
グラ分類1.png
 How toとしては同じでも、手法の狙いによってHow toの意味づけは変わる。
 「考えるために描く、議論するために描く」という狙いのために、1つ1つのHow toがどんな意味を持つか、効果があるかを理解して欲しい。
◆How to1 テーマを書く
 当り前じゃないか!と笑う前にこういう事が無いか振返ってみて欲しい。議事次第などの資料が紙で配られている場合に多い。議論が始まってしばらくして、「すみません。今、どこを話してるんでしたっけ?」という様な事は無いだろうか?
 こうした事態は皆が議事次第をバラバラに見ているから起こる。ホワイトボードや模造紙などを使い、敢えて皆の視線を一点に集める事で、この事態は簡単に回避できる。同時に物理的に視線を上げさせることで前向き感をつくっていく事もできる。
 コツはテーマを読みながら書く事。こうする事で皆の意識を切り替える事ができる。特段テクニックも要らないし、きっちりやるだけで誰でも出来る。先ずは試してみて欲しい。
How to1.png
◆How to2 発言を分かり易く、かつ生々しく残す
 次はちょっと忙しい所だが、発言者の声を拾う部分だ。速く書けるにこした事は無いが、難しかったら発言をオウム返ししながら書くと良い。時間も稼げるし内容や意図も確認できる。
 最初からきれいに書く事は難しいかもしれないが、先ずは書く事が大切だ。一言一句を写し取る必要は無いが、発言を尊重し、汚くても良いから出来るだけ拾ってみよう。言葉が消えてしまうよりは良いし、間違っていたら後から直してもらえば良い。慣れてくると上手く要約して相手の意図をより分かり易くする事もできる。但し、要約・意訳が行き過ぎると発言者のオーナーシップ(言霊)が消えてしまうので、必ず表現の確認をした方が良い。
 コツは生の声を残す事。分かり易く要約するのには訓練が必要だが、生の声を残す事は発言者の声に少し耳を傾けるだけで出来る様になる。前提として傾聴のスキルは必要かもしれない。先ずは発言者の言葉遣いと語尾の強弱を意識しよう。
◆How to3 色に意味を持たせる
 最後はよりテクニック的な部分になるが、自身の思考の整理にもなるし、上手く活用できると議論の効率を大幅に上げる事が出来る。色に意味と言ってもいろいろあるが、私の場合は基本的に以下の3色を意識している事が多い。
 ●赤:問題、課題、ネガティブ
 ●青:解決、対策、ポジティブ、アクション、宿題
 ●緑:補足、詳細、ニュートラル、単なるコメント
 テーマや発言は●黒で書いていて、そこにアンダーラインという形でやる事もあるが、正しく分ける事ではなく、議論を活性化させるための色分けなので、直接文字色を変えるのをお勧めする。色遣いにはペンを握る者の意図が入るので誤解は生じるかもしれないが、それこそが活性化の糸口となる。どんどんカラフルにしていきたい。同系色の薄い色(ピンク、水色、黄緑色)があるとアンダーラインや囲みで強調するのに役立つ。
 コツはその場での一貫性を保つ事。ネガティブに青色を使ってしまって戻れなくなったら、その場はそれで通せば良い。途中で変えると混乱を招く。目的はあくまでも議論を活性化させる事なので、意見を赤か青かに敢えて仕分けて見るのも手だ。全体での色合いも議論の呼び水として使える。緑しかなかったら単なるコメントばかりで、誰も本音を言っていないという事かもしれない。
How to2,3.png
 他にもHow toはいろいろあるが、今回は思考の過程を残しつつ議論を見える化していく際のポイントを紹介した。
 議論の方向性を探したり、検討漏れを探したり、まだまだHow toは沢山ある。大事なのはHow toを沢山知っている事より、”いつでも”、”どこでも”、使えるHow toをしっかり身に付ける事だ。その意味でこの3つはかなり使い勝手のある基本技だ。是非、活用して欲しい。
Written by Tatsuya Yamada on 2013-04-30

祝日に考える 「ブレインストーミングのポイント」

今回は少し軽めのテーマでブレインストーミングのコツをお伝えします。軽めと言いましたが、実はブレインストーミングを上手く行うのは意外と難しいものです。皆さんは以下の問いにどう答えますか?
  • ブレインストーミングを行った事があるか?        YES / NO
  • ブレインストーミングから期待した成果を得られたか?   YES / NO
多くの方が一つ目の問いにはYES、二つ目の問いにはNOと答えるのでは無いでしょうか。やっては見たものの、上手く成果に結び付けられない。その原因は以下の二つです。
  • ブレインストーミングのテーマ設定・共有が不十分
  • ブレインストーミングから得られる成果を誤解している


ブレインストーミングのツールとしてはいろいろ有名なものがあります。せっかくなので、ここでおさらいしておきましょう。


先ずはオズボーンのチェックリスト。

    1. Other uses/別用途
    2. Adapt/適合
    3. Modify/変更
    4. Magnify/拡大
    5. Minify/縮小
    6. Substitute/代用
    7. Rearrange/再配列
    8. Reverse/逆転
    9. Combine/結合

そして、これを改変したSCAMPER法
    1. Substitute(入れ替えたら?)
    2. Combine(統合したら?)
    3. Adapt(応用したら?)
    4. Modify(修正したら?)
    5. Put to other uses(使い道を変えたら?)
    6. Eliminate(取り除いたら?)
    7. Rearrange/Reverse(並び替えたら?逆にしたら?)
更に原理原則として、
    • 結論に走らない、評価もしない
    • 笑われないかな~ぐらいのアイデアも歓迎する
    • 量より質を重視する
    • アイデアを結合される。自前に拘らない
さて、このチェックリスト、原理原則を見て何か気付くだろうか?
チェックリストは基本的にはアイデアを出す際の観点に過ぎない。違う用途に使えないか?例えば、女性用化粧品から男性用に展開できないか?というアイデアを引き出すためのものだ。また、原理原則はブレインストーミングの場の運営上気を付ける観点である。どちらも大事だが、ブレインストーミングの進め方と言って思い出されるのは、ここ止まりだろう。この状態でブレインストーミングを行うとどうなるか?ちょっと考えて見よう。
  • アイデアは出たけど、バラバラ過ぎて収集が付かない。
  • この後どうすれば良いのか?
  • そもそも何がやりたかったのか・・・
こうした事態に陥らない様にするためには、一つ目のポイントが重要になってくる。先ずはテーマをきちんと設定しよう。このテーマの抽象度はケースバイケースだが、適切かどうかの基準は参加者がそれについて考える事の意義を共有できているかどうかだ?素人を入れた方がアイデアの幅が拡がるので詳細を理解する必要は無いが、”考える事の意義”は十分に共有する必要がある。ここをしっかり行わないと参加者の力を発揮しきる事は出来ない。テーマを一旦はしっかり固定するが、その後は敢えて開放する。だから、いろいろな観点で考えられる様なチェックリスト、原理原則が重要になってくる。
二つ目のポイントは、ブレインストーミングから得られるのはアイデアに過ぎない、課題や解決策が直接得られる訳では無いという事だ。良くブレインストーミングの後に、「じゃぁ、この中からどれを選ぼうか?」となる場面があるが、これはアイデアに対して酷と言うものだ。アイデアは課題や解決策のかけら、生まれたばかりの赤ん坊に過ぎない。このかけら達を集めて、きちんとコンセプトまで組み上げれば成果につながる。アイデアを孤児にしない事が大切だ。
一つ目のポイントを押えれば、ブレインストーミングによるアイデアの質は改善される。
二つ目のポイントを押えれば、期待する成果を刈り取る事が出来る。
この二つのポイントを最初と最後に組み合わせたオリジナルの原理原則が以下だ。是非、活用してみて欲しい。
  1. テーマを共有する
    (ブレストと雑談を分ける最大のポイント)
  2. 結論ありきにしない
    (予定調和を防ぐ大原則)
  3. 素人考えを尊重する
    (発想を拡げる最強のブースター)
  4. 自前のアイデアに固執しない
    (自己のリミッターを外すための必須アイテム)
  5. アイデアを一人にしない、組合せてコンセプトにする
    (成果につなげる最重要ステップ)
アイデア出しの観点はいろいろある。二つのポイントを押さえた上で、好みやテーマに合せて手法を使い分けよう。
ちなみに、これでも上手く行かなかったら以下をチェックしてみて欲しい。実はここが問題だったりする事も多い。
  • 参加者が十分か(専門家~素人まで)
  • 時間が十分か(アイデアの蒸気が噴き出すまで、じっと待つ必要がある)
  • インプットが十分か(アウトプットの元はインプット、ゼロからは何も生まれない)
  • フォーカスが十分か(テーマが明確か、参加者は集中できているか)
Written by Tatsuya Yamada on 2013-03-19

交渉とは交換、そのためには・・・

 先日、交渉術のセミナーに参加した。
 今回はテストセッションだったので全貌を体感する事はできなかったが、非常に上手く構成されており有意義なものだった。自分の中での一番の気付きは”交渉”というもののとらえ方が変わった事、ビジネスに必要な交渉の一端が見えた事だった。
 ”交渉”というと皆さんはどんな場面を思い浮かべるだろうか?
 私はかなり偏った見方をしていて、何らかの訴訟問題や価格交渉、旅行の行き先を決める等、勝ち負けのイメージが強かった。実際の場面ではWIN/WINや第三のクリエイティブなソリューションを出すことを意識しているつもりなのだが、”交渉”という言葉を聞くと勝ち負けというイメージが浮かんでしまう。
 でも、改めて考えてみると、”交渉”の一番の目的とは勝つことでは無く適切なディールを成立させる事である。その結果として、比較的自分に有利な所に落ち着いたり、そうでなかったりする。こう定義すると”交渉”というものに、より建設的に良い意味で楽しく取り組めるのではないかと思う。
 当り前じゃないかと思われるかもしれないが、こうした言葉のイメージによるとらえ方の誤解は侮れない。当たり前の様に間違った行動を拡めている可能性があるからだ。
 規事業を興すには、様々な場面で交渉が必要になる。アップルのiTunesでの成功もレーベルとの交渉が決裂していたら在りえなかっただろう。勝つ負けるではなく、事業を前に進める事に何が必要かを常に考える必要がある。
 短期的には利害が相反する事もあるが、世界の変化に対して着いて行かなければいずれは自分の首を絞める事になる。自分が望まない方向に向かっているとしても、その中で何を得て行くか、そして、与えて行くかが大切だ。
交換MH900237479.JPG
 交渉というものを交換ととらえると分かり易い。つまり、自分が交換できる何かを持たない限り交渉のテーブルには着けないのだ。交渉の前に先ずは手持ちのカードを眺めて見よう。しっかりと棚卸する事が大切だ。自分に取っては大したことないものが、相手にとっての切り札になる事があるからだ。ここのプロセスを怠ると、安易に降りるかダメもとの挑戦になりかねない。
 それは有形でも無形でも構わない。起業家であれば将来への思いが一番の交換材料になる。しかし、自分にやれそう感がなければ、まだテーブルに着くべきではないのかもしれない。企業にとっては自社を魅力的にする事が一番の交渉材料(交換材料)になる。先ずはそこから始めるべきだ。
 個人にとっても同様だ。
 今後、人材の流動性は高まり、働き方は多様化してくる、仕事人生も長くなるだろう。
 就活生のみならず、自身の魅力を高めると共に、健全な交渉術を身に付けて行きたい。
 ちなみに私が参加したセミナーは英国スコットワーク社の交渉スキルトレーニングコースです。ご興味のある方は以下をどうぞ。
Written by Tatsuya Yamada on 2013-02-19

一年の計に習慣化を!

あけまして、おめでとうございます。
INDEE Japanも二期目を迎えました。
今年もより多くのスタートアップ支援に邁進し、
二年目のジンクスを吹き飛ばして行きます!
今年最初のコラムは、習慣化について考えて見ます。
一年の計は元旦にありと言う様に、何かを成し遂げようとする計画を立てるタイミングとして、元旦を動機付けに利用する方は多いでしょう。ここでいう計画は仕事におけるプロジェクト計画というよりも、個人の生活習慣の改善や、スキルアップというニュアンスのものが多いかと思います。元旦と言うのは、まさに新しい事に取組むための”きっかけ”です。しかし、一年に一度のチャンスを活かして、三日坊主に終わらせずに、きちんと改善やスキルアップまで繋げるには、誰もが苦労しているのではないでしょうか。
せっかくの”きっかけ”を活かして、習慣化し、改善やスキルアップまで繋げるにはどうすれば良いのでしょうか。
先ずは、習慣の定義から考えて見ましょう。ここでは習慣を以下の二つのアンドが取れた状態として定義します。
 1.自分が取組もうと選択した行動
 2.いつの間にか無意識で行っている行動
元旦という”きっかけ”は1.を促します。この機会に今年の取組を決める。ここまでは大丈夫。問題は次の”いつの間にか無意識で”が一朝一夕ではいかない所にあります。
無意識で行う所まで辿り着くには、二つのステップが必要です。
 2-1.実際に行動してみる
     (飴か鞭か、多少の強制力が必要)
 2-2.何らかのご褒美が得られる。
     (鞭だけでは習慣化はされずに、疲弊しながらの継続になってしまいます
      強制的に意識させられている状態で、無意識ではありません)
きっかけ→行動→ご褒美の6.jpg.png
この2-2.の部分での工夫が、習慣化するためのポイントになります。
最初の内は、ご褒美を得続ける事が必要ですが、強化サイクルが回る度に、ご褒美の必要性が薄れ、最後はご褒美無しでも行動が継続される様になります。習慣化を促すためには、この強化サイクルを回すための工夫が必要です。具体的には行動を促すためのどんなご褒美を設計するかという事です。

例えば、歯磨きの場合はどうでしょうか。きっかけは親から言われたり、歯医者さんに注意されたりという事かもしれませんが、爽快感もあるし、虫歯で痛い思いをしなくて済む。こういった事がご褒美になって、いつの間にか無意識で行う様になった方が多いのではないでしょうか。これがご褒美による強化サイクルです。
ついついいつも同じ店にランチに行ってしまう場合はどうでしょうか。これも最初は通りがかったり、友人に紹介されたり、クーポンをもらったりという事から始まり、美味しかった・値頃感があった・場所が便利という事から、いつの間にか行きつけになります。

これらの例は、結果的にご褒美があった場合ですが、改善やスキルアップのために自分が取組もうと選択した行動の場合は、意図的にご褒美を仕込んでおく必要があります。例えばダイエットならば新しい服、英会話ならば披露する場面を用意しておくといった事です。これだけでは成果を実感できるまで時間がかかるので、体重計の目盛を細かくする、ゲーム感覚で単語を覚えるといった工夫も必要です。

“1.きっかけ”だけでなく、”2-2.ご褒美”も合せて設計する。その通りなのですが、労力に見合った適切なご褒美が設定できないという事が難しさです。他に工夫のポイントは無いのでしょうか。

もう一度、歯磨きの場合を思い出してみてください。子供の頃、歯を磨いていた理由は、家族が磨いていたからではないでしょうか。人が持つ同調性は習慣化のためのもう一つのポイントになります。特にご褒美が得られにくい取組みの場合には、2-1.行動のステップでの工夫が有効です。一人でやる
より皆でやった方が長続きしますよね。

行動の結果としてのご褒美ではなく、行動そのものを継続し易い環境を造る工夫。
是非、習慣化を考える際に取り入れてみてください。

では、今年も宜しくお願いします。
Written by Tatsuya Yamada on 2013-01-04